マイナンバーの取扱いについて

最近マイナンバーカードに他人の情報が登録されていたなどマイナンバーカードにまつわるトラブルが相次いで報道されておりますが、先日改正マイナンバー法案が参議院で可決・成立しました。この改正により健康保険証が来年秋に廃止され、マイナンバーカードと一体化されることになりました。

病院の診察時に今までは健康保険証を提示していましたが、最近はマイナンバーカードでも受け付けるところが増えてきたように思います。まだまだスムーズに手続きができる状況とは言えませんが、今後さらにマイナンバーカードが活躍する場が増えていくことと思います。誤登録などのトラブルが今後無いようにシステム改修を進めて良いものにしていただきたいと思います。

会社が行うマイナンバー収集・管理について
源泉徴収票や支払調書の発行、社会保険や税の手続きにおいてマイナンバーの印字・提出が必要となりました。そのため会社は従業員からマイナンバーを収集し、社会保険関連や源泉徴収票などの提出に利用します。収集の際には本人確認をお願いします。
就業規則に、従業員はマイナンバーを提出する必要がある旨規定できますが、マイナンバー法では、提出を義務付ける規定はなく、提出を拒否したとしても、従業員に対する罰則はありません。
従業員が拒否した場合、従業員等に対してまずは「マイナンバーの記載は法律で定められた義務である」ことをご説明ください。それでもなお、提供を受けられない場合、会社側は提供を求めた経過などを記録・保存するなどし、単なる会社側の義務違反でないことを明確にしておく必要があります。
社会保険の取得手続きや扶養の追加の際にはマイナンバーの提出がないと、審査が遅れ、健康保険証の発行に時間を要することがあります。また、住民票等の別の書類を用意する必要がでてきますので、ご協力のほどよろしくお願いいたします。

マイナンバーの管理については、漏洩が無いように必要な対策が必要となります。弊社では、手続きに使用したマイナンバーは原則保管しておりませんので、再申請が必要な場合には再度マイナンバーをお伺いすることがあります。お手数ですがご理解とご協力のほどよろしくお願いいたします。
なお、弊社が委託しているマイナンバー保管・管理クラウドシステムにて安全に管理する方法もございます。マイナンバーが必要となる手続の際に都度伝えていただく手間や漏洩のリスクがなくなりますので、是非ご検討ください。

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