■実際の労務監査の流れ

こんにちは。新年を迎えて３週間が経ちました。皆様正月呆けと正月太りに悩まされていませんか？今年も元気にいきましょうね。

さて、続けて労務監査についてお話していますが、今まで対象資料、監査範囲と視点の決め方、監査チームの選出について具体的にお話しましたが、今回は実際に監査をした時の方法とレポート作りまでの留意点です。しかし、これには確定した形があるものではないと言えます。なぜならば会社の規模や監査目的や監査範囲等の要因に大きく影響を受けるためです。よってその都度に適したやり方で監査とレポート作成をするべきですが、やり方の原則を作っておくとどんな規模にせよ対応がしやすくなります。

○監査方法
大きく分けると会社規定の監査と実際の運用方法の監査です。
会社規定の監査について、対象とする資料については以前にご紹介しましたが、これらが現行の法律に則っているかどうかは専門知識がなければ難しいです。例えば就業規則であれば３～５年の間には何かしら法改正に伴い変更しなくてはならない箇所が出てきます。現行の法律知識に自信がなければこれらのチェックは私どものような専門家に依頼することが手っ取り早いです。または、法律に則った内容であるかだけであればあえて監督署にチェックをお願いすることも手段としては考えられます。
運用方法の監査については、最初に実際の現場（例えば給与計算の方法）を視察をしても、正しく運用できているかどうかの判断はしにくいですので、足がかりを作るためにチェックシートを利用しましょう。このチェックシートの項目は労務管理に関することすべてについて些細なことも含めたら膨大な量となります。そこでチェックシートを選ぶ際は内容が浅くても出来るだけ広い内容が網羅されているものを選ぶのが良いです。その後出来ていない項目が多いジャンルや重要な項目が出来ていなくて優先順位が高そうなジャンルに目星をつけて、その範囲を実際の視察をしながら、より掘り下げていくやり方がスムーズでしょう。問題の洗い出しはこれの繰り返しになります。

○抽出課題に優先順位をつける
ここまでくると潜在的であった大きな問題点の輪郭が見えてきますので、ここで今までの規定やチェックーシート、実際の現場視察で浮き彫りとなった問題について今一度整理し、優先順位や改善手段を計画していきましょう。この整理されたものがレポート作成です。気を付けていただきたいことはこのレポート作成で燃え尽きてしまわないことです。労務管理に関する成績表の様に立派な書式にまとめて報告書として作成すると出来上がった物に満足してしまうかもしれませんが、1番重要なことは改善活動です。そのため、会社経営層に提出する格式張った形ではなく、改善活動をする人が改善活動に動きやすいレポートの形式にしておくことが良いです。抽出した様々な問題に対して私のお勧めの一般的な優先順位や区分の付け方は以下のとおりです。

１・難易度・緊急度・影響度・重要度により、Ａ・Ｂ・Ｃ・Ｄ（Ａがより重要度が高い）までを振り分ける。
２・振り分けたＡ～Ｄを、さらに監査の視点でご紹介した“会社満足”、“労働者満足”、“法令遵守”（ここでは未払い残業代等“リスク”を重要視する）、のどれに属するかを振り分ける。
３・区分が出来たら、目下の問題点や会社の業務状況等から、手を付けるべき項目について改善に取りかかる。（基本は法令遵守（ＡＢＣＤ）→会社満足（ＡＢＣＤ）→労働者満足（ＡＢＣＤ）の流れが良いでしょうか）

またこれらの他には監査からの問題点の改善までには、一年以上かかるような項目もございますので、改善活動を中長期なのか短期で行うのかと言う点も改善計画において、一つの視点と言えるでしょう。

ここまでで大きな労務監査について、大きな流れやイメージを持っていただけていれば幸いです。要点はお話させていただきましたので、あとは改善活動の動き方やより重要な監査項目等を具体的にご紹介していこうと思います。

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