■労働保険・社会保険関係書類の法定保存期間

新年あけましておめでとうございます。2014年、今年はどんな年になるのでしょうか。
先日の中日新聞に、主要企業に対して景気アンケートの実施をした記事がのっていましたが、景気は以前よりやや回復はしたものの、アンケートの回答を見ると楽観視する企業は少なく、むしろ懐疑的な回答をする企業が多いとのことでした。興味深かったのが、利益が増加すると思うと回答した企業は多かったが、賃金を増額すると回答した企業は少なかったことです。やはり、4月からの消費税増税による個人消費の低迷などの不安要素もあるためか、慎重な姿勢がみえ、利益を従業員に積極的に還元する企業はまだまだ少ないようです。しかし、長かった不況から脱却できたことはよいことで、このままアベノミクスの追い風を受けていい方向に向かえればと思います。
また、今年一年、災害のない平和な一年であることを心から願います。
本年もどうぞよろしくお願い申しあげます。

さて、年末の大掃除では、毎年のことながら、捨てるものがこんなにあったのかと思うほどのゴミが大量にでました。掃除を終えるころにはすっきりとした気持ちになり、やはり物を整理して捨てるということは心の中も整理されると感じました。
しかし、何でもかんでも捨てていいわけではありません。会社の書類には法定で決められた保存期間というものがあります。
そこで今回は、会社の重要書類の中の労働保険・社会保険関係書類の保存期間について、ごく一般的な書類について次のようにまとめてみました。

●労働組合との協定書　　　永久
●従業員の身元保証書・契約書　作成日から５年
●健康診断個人票　　　　５年
●雇用保険の被保険者に関する書類　　４年
●雇用保険の上記以外に関する書類　　２年
●労働者名簿　　退職してから３年
●賃金台帳　　　最後の記入をしてから３年
●賃金その他労働関係の重要書類　タイムカード・残業報告書等　　３年
●入社・退職（解雇含む）に関する書類　　　　退職（解雇）の日から３年
●労使委員会議事録　　　　開催日から３年
●労災保険に関する書類　　３年
●労働保険料の徴収に関する書類　　３年
●健康保険・厚生年金保険に関する書類　２年
●派遣元管理台帳　　契約完了の日から３年
●派遣先管理台帳　　契約完了の日から３年

以上、意外と短い期間のものから永久保存のものまでありますので、認識していただくとよいと思います。

なお、平成１６年に成立した「ｅ-文書法」正式には「民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律」により、一部の文書を除き一定の要件を満たすと、これまで紙の形で保存することが決められていた文書をデータの形でも保存することが認められるようになりました。

また、大事な保存文書を保存していなかった場合は、訴訟問題が起きたり、労働基準監督署の調査が入ったりすると、労働基準法の第１２０条（記録の保存）により３０万以下の罰金が科せられることもありますので注意が必要です。
書類は毎年たまっていきますので、年に１回は点検をして、正しい保存期間を守って管理をするのが望ましいですね。

 -