■業務の引き継ぎは重要です。

早いものでもう3月です。ついこの間まで、新年が明けて慌ただしくしていたような気がしますが、時がたつのは本当に早いなあとつくづく感じています。
さて、3月といえば　卒業・引越のシーズンを思い浮かべますが、会社では人事異動があったり、退職者がでやすい時期でもあり、その場合、必ずやらなければいけないのは「業務の引き継ぎ」です。

この「業務の引き継ぎ」というのは簡単なようで意外と難しいものです。自分のやってきたことをすべて後任者に引き継ぐということはなかなか時間もかかり骨も折れることであり、ましてや　自分しかわからない仕事を抱えこんでいる人にとっては、大変な作業であります。

引き継ぎする側が、もし「適当に引き継ぎしても、困るのは後任者で自分はもう関係ないからいいや」なんて思ってしまうのは無責任なことですよね。バトンを受けとった後任者が気持ちよく走れるように準備してあげるのが正しい「引き継ぎ」であり、そうすることによって、社内的にも対外的にもトラブルが防げます。「去る者後を濁さず」ですね。

お客さんの中には担当が変わると嫌がられるお客さんもいるでしょう。だからこそ引き継ぎ不完全によるミスのないようにしたいものです。お客さんにとっては　担当が替わったからミスをしてしまったなんていうのは全く関係のないことなのですから。担当が替わってもお客さんに迷惑のかからないように正しい引き継ぎをすることが大切なことです。

正しい引き継ぎをするためには、基本的に次のようなことは実行した方がいいと思います。

１．引継ぎ内容をできるだけ文書化してマニュアルを作成する　　今やっている業務を整理して　日常業務・月間業務・年間業務ごとに書き出す
２．書類の場所やデータのファイルの場所も伝えておく
３．イレギュラーな情報も伝えておく
４．営業ならお客さんの特徴なども伝えておくのがよい
５．今現在の進捗状況をしっかりと伝えておく

また、引き継がれる後任者の方は、どんなわかりきったことでもメモをとることが望ましいと思います。（そのとき理解したつもりでも後で忘れます）不明点は残さず、わからないことは遠慮しないで何でも聞くなどした方がいいと思います。わかったふりをするのは後で自分が困ります。

本来ならば、余裕を持って早くから後任者を決めたり、または採用したりと長い期間を使って引き継ぎをするのが理想的ではあるのですが　時間的　費用的なことからあまりに長い期間をかけてできない場合もあります。そのためには、業務マニュアルを詳しく作成し、それを見ればだいたいのことはわかるぐらいにしておくのが望ましいでしょう。
そして、誰にでも言えることですが、普段から自分の業務の情報の管理をきちんとしておくことも大切なことだと思います。

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